Politique de confidentialité

Introduction

Cette politique de confidentialité explique, en termes simples, comment ISEGTEC, LDA ("NexiAgent", "nous") collecte, utilise et protège vos données personnelles lorsque vous visitez notre site, créez un compte ou utilisez nos services.

Nous respectons le Règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (RGPD — Règlement (UE) 2016/679) et la loi portugaise sur la protection des données (Loi n° 58/2019).

Notre rôle. En ce qui concerne le site, votre compte et la facturation, NexiAgent est le responsable du traitement de vos données. Lorsque nos assistants IA traitent les données personnelles de *vos* clients finaux pour votre compte, NexiAgent agit en tant que sous-traitant et votre entreprise est le responsable du traitement — ce traitement est régi par notre Accord de traitement des données (voir les Conditions d'utilisation).

Les données que nous collectons

Données que vous nous fournissez directement :

• Formulaire de contact — nom, email, entreprise, téléphone (facultatif) et votre message.
• Newsletter — uniquement votre adresse email.
• Compte — nom, email et mot de passe (le mot de passe est conservé sous forme chiffrée et nous ne le voyons jamais).
• Registre de consentement — lorsque vous créez un compte, nous conservons votre acceptation des Conditions et votre choix concernant la newsletter, avec la date et l'heure, l'adresse IP et le navigateur, afin de pouvoir démontrer ce consentement.
• Profil et entreprise — nom de l'entreprise, site web, téléphone, adresse, numéro de TVA/contribuable et secteur d'activité, si vous les renseignez.
• Assistance — le contenu des messages et demandes d'assistance que vous nous envoyez.

Données collectées automatiquement (uniquement avec votre consentement de mesure d'audience) :

• Un identifiant de visiteur aléatoire (pas votre nom).
• Les pages que vous visitez et la page d'où vous venez (référent).
• Votre localisation approximative (pays et ville), estimée à partir de l'adresse IP — nous ne conservons pas l'adresse IP, seulement le pays/la ville obtenus.
• Le type de navigateur et d'appareil.

Nous n'exécutons aucune mesure d'audience ni suivi, et nous ne créons pas l'identifiant de visiteur, tant que vous n'avez pas donné votre consentement dans le bandeau cookies.

Données d'utilisation du service — pour les clients ayant des assistants actifs, nous conservons des métriques et des journaux de fonctionnement (nombre d'interactions, taux de réussite, durée moyenne, coût et résumés), associés à votre compte, afin de vous présenter des analyses et pour la facturation.

Données de paiement — lorsque vous souscrivez à une offre payante, le paiement est traité par Stripe ou PayPal. Nous ne conservons pas les données de votre carte ; nous conservons uniquement l'enregistrement de la transaction (montant, devise, statut, pays et référence du processeur) ainsi que vos factures.

Comment nous utilisons vos données

• Pour répondre à vos messages et fournir le service demandé.
• Pour créer et gérer votre compte et vous donner accès à l'espace client.
• Pour activer, faire fonctionner et afficher les analyses de vos assistants IA.
• Pour traiter les paiements, émettre les factures et respecter les obligations fiscales et comptables.
• Pour vous envoyer des emails opérationnels (confirmations, reçus, avis d'abonnement) et la newsletter, si vous y êtes abonné.
• Pour comprendre et améliorer le fonctionnement du site (uniquement avec le consentement de mesure d'audience).
• Pour maintenir le service sécurisé et prévenir la fraude et les abus.
• Pour respecter nos obligations légales.

Notre base légale

Nous ne traitons vos données que lorsque la loi le permet. Selon le cas, notre base légale est :

• Exécution d'un contrat — pour créer votre compte, fournir le service et gérer votre abonnement.
• Consentement — pour la mesure d'audience du site, la newsletter et le marketing. Vous pouvez le retirer à tout moment.
• Obligation légale — pour émettre les factures et conserver les registres fiscaux et comptables.
• Intérêt légitime — pour maintenir le service sécurisé, prévenir les abus et améliorer la plateforme, dans le respect de vos droits.

Intelligence artificielle et décisions automatisées

Nos assistants IA traitent des messages et des tâches au nom de nos clients professionnels. Ces assistants peuvent commettre des erreurs et leurs résultats doivent être vérifiés avant de s'y fier pour des décisions importantes.

Nous ne prenons pas de décisions produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire, fondées exclusivement sur un traitement automatisé, au sens de l'article 22 du RGPD. Lorsque votre entreprise utilise les assistants pour traiter les données de ses propres clients, c'est votre entreprise qui définit les finalités et les limites de ce traitement.

Avec qui nous les partageons

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec des prestataires de confiance (sous-traitants) qui nous aident à faire fonctionner le service, et uniquement dans la stricte mesure du nécessaire. Les principaux sont :

• OVHcloud — hébergement de l’application et de la base de données en France. Notre application fournit l’authentification avec Better Auth.
• Stripe et PayPal — traitement des paiements et des abonnements.
• Amazon Web Services (SES) — envoi d’emails transactionnels depuis la Suède (confirmations, reçus, avis).
• Google, Microsoft et Apple — uniquement si vous choisissez de vous connecter avec ces comptes.
• NexiChat — l'intelligence artificielle qui fait répondre les assistants. Elle est à nous, développée par nous, et tourne sur des serveurs dans l'Union européenne.
• Telnyx — réseau téléphonique du standard (appels et SMS de vérification).
• Cloudflare (R2) — stockage des fichiers que vous chargez dans la base de connaissances.
• InvoiceXpress — émission des factures certifiées.

Nous pouvons également divulguer des données si la loi l'exige, ou dans le cadre d'une opération sur la société (vente ou réorganisation), en protégeant toujours vos données.

Où nous stockons vos données et transferts internationaux

Votre compte et les données de la base de données sont hébergés sur des serveurs sécurisés au sein de l'Union européenne (França (aplicação e base de dados) e Irlanda (envio de email)).

Certains de nos prestataires (par exemple les processeurs de paiement et d'email) peuvent traiter des données hors de l'UE, notamment aux États-Unis. Dans ces cas, nous garantissons des garanties légalement reconnues, telles que les décisions d'adéquation de la Commission européenne ou les Clauses contractuelles types.

Combien de temps nous les conservons

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire à la finalité qui a motivé leur collecte, puis nous les supprimons ou les anonymisons.

• Compte et profil — tant que votre compte est actif ; nous les supprimons ou les anonymisons après sa clôture, sauf obligation légale de conservation.
• Messages de contact — jusqu'à 24 mois après le dernier échange.
• Newsletter — jusqu'à votre désabonnement.
• Registres de consentement — tant que le compte existe puis, uniquement le temps nécessaire pour démontrer le consentement donné (par exemple en cas de réclamation).
• Données de mesure d'audience — anonymisées ou agrégées dans un délai maximal de 26 mois.
• Factures et registres comptables — pendant la durée exigée par la loi fiscale portugaise.
• Demandes d'assistance — aussi longtemps que nécessaire pour le suivi et à des fins de preuve.

Vos droits

Au titre du RGPD, vous avez le droit de :

• Accéder aux données que nous détenons sur vous.
• Corriger des données erronées ou incomplètes.
• Demander la suppression de vos données ("droit à l'oubli").
• Limiter ou vous opposer à la manière dont nous les utilisons.
• Recevoir vos données dans un format portable.
• Retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à [email protected]. Nous répondrons dans le délai légal. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité portugaise, la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), ou auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de l'UE.

Comment nous protégeons vos données

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données, notamment :

• Le chiffrement des données en transit (HTTPS) et au repos.
• Le contrôle des accès par rôles (chaque utilisateur ne voit que ses propres données ; l'accès d'administration est restreint).
• L'authentification à deux facteurs (2FA) disponible sur votre compte.
• L'hébergement de la base de données dans l'Union européenne et des copies de sauvegarde.

En cas de violation de données présentant un risque pour vos droits, nous notifierons l'autorité de contrôle dans un délai de 72 heures et, lorsque cela est requis, nous vous en informerons.

Mineurs

Notre service s'adresse aux entreprises et n'est pas destiné aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 16 ans.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. En cas de modification importante, nous mettons à jour la date en haut et, le cas échéant, vous en informons.

Nous contacter

Pour toute question ou demande relative à la confidentialité, contactez-nous :
ISEGTEC, LDA
Email : [email protected]
Porto, Portugal